Yleiset osallistumisehdot 2024

Allekirjoittamalla ilmoittautumisen tai lähettämällä sähköisen ilmoittautumisen näytteilleasettaja sitoutuu osallistumaan messutapahtumaan ja noudattamaan näitä yleisiä osallistumisehtoja sekä niiden täydennykseksi laadittuja tapahtumakohtaisia ehtoja tai annettuja ohjeita.

1. Näytteilleasettajat ja tuotteet

Näytteilleasettajina voivat olla tapahtuman tuoteryhmissä mainittujen tuotteiden ja palvelujen valmistajat, tuottajat, myyjät tai näiden valtuutetut edustajat sekä alan järjestöt ja julkaisut. Ainoastaan ne tuotteet ja palvelut, jotka Expomark Oy (jäljempänä ”Järjestäjä”) on hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Järjestäjällä on oikeus poistaa muut näyttelyesineet sekä sellaiset tuotteet tai palvelut, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle.

2. Ilmoittautuminen näytteilleasettajaksi ja osallistumisen peruuttaminen

Sitova ilmoittautuminen näytteilleasettajaksi tehdään lähettämällä Järjestäjälle kirjallinen tai sähköinen ilmoittautuminen. Ilmoittautumisen saatuaan Järjestäjä hyväksyy näytteilleasettajan ilmoittautumisen ja vahvistaa sen kirjallisesti tai sähköisesti näytteilleasettajalle. Järjestäjällä on oikeus hylätä ilmoittautuminen.

Järjestäjällä on myös harkintansa mukaan oikeus peruuttaa hyväksyntänsä ennen tapahtumaa tai sen aikana, purkaa sopimus ja palauttaa jo mahdollisesti suoritetut maksut, mikäli näytteilleasettaja, sen työntekijät, omistajat tai muut sitä lähellä olevat tahot ovat toimineet lain tai hyvän tavan vastaisesti tai mikäli sen osallistuminen messutapahtumaan voisi Järjestäjän käsityksen mukaan aiheuttaa häiriötä tai vaaraa messukävijöille tai muille näytteilleasettajille. Näytteilleasettajalla ei ole tällaisessa tilanteessa maksujen palauttamisen lisäksi oikeutta korvaukseen Järjestäjältä. Näytteilleasettaja ei saa ilman Järjestäjän kirjallista lupaa vuokrata tai luovuttaa edelleen osastoaan tai sen osaa.

3. Vähittäismyynti, ruokatarjoilu ja anniskelu

Vähittäismyynti on pääsääntöisesti sallittua tapahtuman ajan, ellei sitä ole näissä ehdoissa tai muutoin kielletty. Osastolla ei saa olla näkyviä varastoja.

Erikseen nimetyillä ravintoloilla on yksinoikeus ravintolatoimintaan tapahtumapaikalla. Näytteilleasettajalla on kuitenkin oikeus maistattaa ruokaa ja muita kuin alkoholipitoisia juomia näyttelyosastollaan, kunhan se tapahtuu ilman vastiketta. Myös ruuan myynti asiakkaan mukaan kotiin vietäväksi on sallittua. Ruoan ja juoman myynti paikan päällä nautittavaksi on kiellettyä, ellei osapuolten kesken nimenomaisesti ennalta toisin sovita. Ravintola- ja elintarvikealan tapahtumien yhteydessä noudatetaan ensisijaisesti tapahtumakohtaisesti sovittuja ehtoja. Näytteilleasettaja vastaa omavalvontasuunnitelman tekemisestä ja toteuttamisesta sekä Elintarvikelain edellyttämien ja muiden mahdollisesti vaadittavien ilmoitusten tekemisestä ja lupien hakemisesta. Alkoholipitoisten juomien kaikenlainen anniskelu on kielletty, ellei osapuolten kesken nimenomaisesti ennalta toisin sovita.

4. Näyttelyosastojen sijoitus

Järjestäjä määrää osastojen lopullisen sijainnin ottaen huomioon hallien tarkoituksenmu-kaisen käytön, näyttelykohtaisen toimialaryhmityksen sekä mahdollisuuksien mukaan näytteilleasettajien toivomukset. Järjestäjällä on oikeus näytteilleasettajaa kuulematta lisätä tai vähentää näytteilleasettajan varaamaa pinta-alaa enintään 10 % tai muuttaa osaston sijaintia, jos tapahtuman sijoittelu muuttuu kokonaan tai osittain alkuperäisestä suunnitelmasta.

5. Ilmoittautumisen peruuttaminen tai osaston koon pienentäminen sekä osaston käyttöoikeuden palautuminen Järjestäjälle

5.1. Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa ilmoittautumisensa tai pienentää varaamansa näyttelytilan kokoa seitsemän (7) vuorokauden kuluessa Järjestäjän lähettämän vahvistuksen päiväyksestä. Peruutus tai muutos näyttelytilan kokoon on tehtävä kirjallisesti. Jos näytteilleasettaja peruuttaa ilmoittautumisensa tai pienentää näyttelytilansa kokoa myöhemmin, on Järjestäjällä oikeus periä osallistumismaksut täysimääräisinä vahvistetun ilmoittautumisen mukaisesti. Mikäli ilmoittautuminen on tehty lähempänä kuin kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen tapahtuman alkamista, on varaus sitova ilmoittautumispäivästä lukien. Nämä peruutus- ja maksuehdot koskevat myös ilmoittautumisen yhteydessä tilattua osastoratkaisua kokonaisuudessaan.

5.2. Näyttelytilan käyttöoikeus palautuu Järjestäjälle:

1. jos näytteilleasettaja peruuttaa ilmoittautumisensa tai
2. jos näytteilleasettaja ei suorita osallistumismaksuja messukohtaisten osallistumisehtojen mukaisessa määräajassa tai
3. jos näytteilleasettaja ei ota näyttelytilaa käyttöönsä viimeistään avajaispäivää edeltävänä päivänä klo 12 mennessä, mikäli muusta ei ole sovittu tai
4. näytteilleasettaja muutoin olennaisesti rikkoo osallistumisehtoja tai niiden täyden-nykseksi annettuja ohjeita.

Jos näyttelytilan käyttöoikeus palautuu Järjestäjälle tämän kohdan 5.2 mukaisesti, on Järjestäjällä oikeus periä osallistumismaksut täysimääräisinä Järjestäjän vahvistaman ilmoittautumisen mukaisesti. Järjestäjällä on tällöin lisäksi oikeus myydä näyttelytila uudelleen tai käyttää tila muuhun tarkoitukseen.

6. Osastojen rakentaminen

Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä, somistamisesta, purkamisesta, poiskuljetuksesta, siivouksesta ja jätehuollosta. Kaikenlainen kiinnittäminen hallien katto-, pilari- ja seinärakenteisiin on kielletty. Järjestäjältä vuokratun osastoratkaisun hintaan kuuluu osaston sisältämien rakenteiden pystytys ja purku.

Näytteilleasettaja vastaa kaikista osastolleen tilaamista töistä ja tarvikkeista tai muutoin osastonsa Järjestäjälle aiheuttamista kustannuksista, myös alihankkijoiden tms. osalta. Järjestäjällä on oikeus laskuttaa näytteilleasettajan tilaamat palvelut ennen tapahtumaa. Järjestäjällä on oikeus rajoittaa näyttelyosaston kokoa. Seuraavat toimenpiteet edellyttävät aina Järjestäjän etukäteen antaman hyväksynnän:

– Yli 1000 kg painavan tai yli 2,5 m pitkän näyttelyesineen sijoitus

– 250 cm:n korkeuden ylittävät rakenne- ja somistusratkaisut (mikäli 1 metrin etäisyydellä tai lähempänä viereisen osaston rajaa, kysyttävä lupa myös naapurilta).

– Kaksikerroksisten näyttelyrakennelmien pystyttäminen

Näytteilleasettajan on haettava edellä mainittuihin toimenpiteisiin Järjestäjältä lupaa kirjallisesti viimeistään 45 vrk ennen kyseistä messutapahtumaa.

7. Näytteille asettaminen ja osaston purku

Näytteilleasettajan on hyväksytettävä Järjestäjällä etukäteen seuraavat toimenpiteet:

– Kaikkien muiden kuin näytteilleasettajan, hänen päämiestensä ja edustajiensa nimien maininta näyttelyosastolla. Tällaisesta maininnasta peritään rekisteröintimaksu tai näkyvyys- ja ympäristömaksu tai alin osallistumismaksu, ellei kyseessä ole ilmoittautumisen yhteydessä järjestäjän kanssa sovittu yhteisosasto tai messukohtaisissa osallistumisehdoissa ole määrätty toisin;

– Muiden kuin näytteilleasettajan omien tuotteiden tai markkinointimateriaalin jakelu ja kaikki jakelu ja muu toiminta näytteilleasettajan oman osaston rajojen ulkopuolella.

– Osastoja ei saa tyhjentää tai purkaa ennen virallisen purkuajan alkamista. Virallisen purkuajan Järjestäjä ilmoittaa kunkin messutapahtuman osalta erikseen. Näytteilleasettaja, joka rikkoo edellä mainittua määräystä, on velvollinen maksamaan Järjestäjälle sopimussakkona tuhat (1000) euroa. Jos näytteilleasettaja ei pura osastoaan ilmoitettujen purkuaikojen puitteissa, on Järjestäjällä oikeus purkaa osasto näytteilleasettajan puolesta ja laskuttaa purkamis- ja säilytyskustannukset näytteilleasettajalta.

8. Vahingot ja vakuutukset

Näytteilleasettaja vastaa osastonsa rakenteille, laitteille ja näyttelyesineille tms. omaisuudelle sattuvista rikkoutumis-, varkaus- yms. vahingoista. Näytteilleasettaja vastaa kaikista osastonsa rakenteiden, laitteiden, näyttelyesineiden sekä toimintansa ja alihankki-joidensa aiheuttamista henkilö-, esine- ja muista vahingoista, joita kolmansille osapuolille (kuten messuyleisölle tai toisille näytteilleasettajille), Järjestäjälle, messurakennuksille ja/tai messualueelle aiheutuu. Näytteilleasettaja vastaa asianmukaisten henkilö-, omaisuus-, ajoneuvo- ja vastuuvakuutusten hankkimisesta. Järjestäjä vastaa sen oman henkilökunnan toimenpiteistä sekä Järjestäjän laitteista ja rakennuksista näytteilleasettajille tai kolmansille osapuolille mahdollisesti aiheutuneista vahingoista.

9. Sähkövirta ja -työt

Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa Järjestäjältä osastollaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin tarpeelliset asennustyöt. Näytteilleasettaja vastaa osastolle tuomistaan sähkölaitteista. Sähköasennukset Järjestäjän tiloissa tekee Järjestäjän valtuuttama sähköurakoitsija. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista.

10. Vesi, viemäri ja paineilma

Tarvittavat vesi-, viemäri- ja paineilmatyöt Näytteilleasettaja tilaa erikseen Järjestäjän valitsemalta asennusliikkeeltä, joka suorittaa LVI-liitännät. Vesi-, viemäri- ja paineilmatöistä sekä veden ja paineilman kulutuksesta aiheutuvat kustannukset tulevat Näytteilleasettajan maksettaviksi.

11. Vartiointi sekä palo- ja muu turvallisuus

Järjestäjä vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä tapahtumapaikalla, mutta ei näytteilleasettajan tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta. Paloturvallisuuden sekä näyttelyosaston rakenteiden ja materiaalien suhteen on noudatettava voimassa olevien lakien ja asetusten lisäksi tapahtuman turvallisuusohjeita. Näytteilleasettajan on etukäteen hankittava poliisi- tai paloviranomaisten lupa mahdollisesti luvanvaraisille rakenteille, laitteille tai esityksille. Koneita ja muita teknisiä välineitä esiteltäessä on noudatettava työturvallisuuslain ja -asetusten lisäksi tapahtuman turvallisuusohjeita.

12. Havaintoesitykset

Näytteilleasettaja vastaa Järjestäjän tiloissa esittämiensä elokuvien, video-ohjelmien, muiden kuvaohjelmien ja tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä luvista ja maksuista esittämiensä musiikki- ja muiden teosten osalta. Järjestäjä maksaa näytteilleasettajien puolesta Teosto- ja Gramex-maksut. Esitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja.

13. Kulkuluvat ja kutsut

Näytteilleasettajan osastohenkilökunnalla ja alihankkijoilla on oltava valmistelu- ja purkamistöiden aikana sekä messuaikana Järjestäjän antama henkilökohtainen kulkulupa, joka on pidettävä näkyvästi esillä. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta myydä tapahtuman kutsukortteja tai kulkulupia edelleen.

14. Tavaroiden toimitus ja nouto

Jokaisella lähetyksellä tulee olla henkilö paikan päällä vastaanottamassa ja tarkistamassa sen. Mikäli näytteilleasettajan henkilökunta ei ole paikalla, ottaa järjestäjän logistiikka-kumppani lähetyksen hallintaansa ja toimittaa sen kuljetusdokumentissa mainitulle osastolle maksullisena palveluna voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti. Sama pätee näyttelyn jälkeen palautuvissa lähetyksissä.

14. Force majeure

Järjestäjällä on oikeus peruuttaa messutapahtuma tai siirtää se uuteen ajankohtaan, mikäli messutapahtumaa ei voida järjestää sovittuna aikana ylivoimaisesta esteestä johtuen. Järjestäjä ei vastaa viivästyksistä, haitasta ja vahingoista, jotka johtuvat messutapahtuman peruuttamisesta tai siirtämisestä toiseen ajankohtaan ylivoimaisen es-teen vuoksi. Näytteilleasettaja ei vapaudu velvoitteistaan eikä sillä ole oikeutta saada suorittamiaan maksuja takaisin, mikäli Järjestäjä siirtää tapahtuman uuteen ajankohtaan ylivoimaisen esteen vuoksi. Vielä suorittamatta olevien maksujen ajankohta siirtyy messutapahtuman siirtymistä vastaavalla ajalla. Ylivoimaisena esteenä pidetään Jär-jestäjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevaa tapahtumaa, jota Järjestäjä ei ole voinut kohtuudella ottaa huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia Järjestäjä ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. Ylivoimaisena esteenä pidetään mm. yleisen energiantuotannon keskeytystä, tulipaloa tai muuta vastaavaa messutilojen käyttöä estävää tapahtumaa, luonnonmullistusta, maanjäristystä, sotaa, tai kapinaa, pandemiaa tai poikkeustilaa tai muuta syytä, jonka vuoksi messutapahtumanosallistujien ja/tai näytteilleasettajien turvallisuus saattaa vaarantua. Lakko, sulku, boikotti ja muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun Järjestäjä on itse sen kohteena tai siihen osallisena. Järjestäjän alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este katsotaan myös vapauttamisperusteeksi.

16. Muut ehdot

Järjestäjän ilmoittamiin hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Expomark lähet-tää laskut ulkomaisille näytteilleasettajille ilman arvonlisäveroa edellyttäen, että näytteilleasettaja on ilmoittanut VAT-numeron ilmoittautumisen yhteydessä. Jos yrityksellä ei ole VAT-numeroa tai jos VAT-numeroa ei ole ilmoitettu, laskut lähetetään alv-verollisina Suo-men verokannan mukaan. Viivästyskorko on 16 %.

Suomenkielisiä osallistumisehtoja pidetään perustana mahdollisia tulkintatapauksia käsiteltäessä. Osapuolten väliset erimielisyydet, joita ei saada sovinnollisesti ratkaistua, käsitellään ensimmäisenä asteena Helsingin käräjäoikeudessa. Sovellettava laki on Suomen laki.

19.8.2020