Tietosuojaseloste – Expomark Oy:n kävijärekisteri

Laadittu 23.5.2018. Muokattu 5.1.2022

1. Rekisterinpitäjä

Expomark Oy
Puistokatu 2-4 C
40100 Jyväskylä
puh. 010 830 0800
y-tunnus: 1933047-2

2. Rekisteristä vastaava taho

Expomark Oy / Asiakaspalvelu
Puistokatu 2-4 C
40100 Jyväskylä
puh. 010 830 0800
asiakaspalvelu@expomark.fi

3. Rekisterin nimi

Expomark Oy:n kävijärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Peruste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus rekisteröitymisen tai postituslistalle liittymisen yhteydessä sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen tapahtumien kävijämäärien laskemiseksi, tilastoimiseksi, analysoinnin pohjaksi, palvelujen kehittämiseksi, markkinoinnin ja asiakaspalvelun mahdollistamiseksi.

Tietoja käytetään Expomarkin tapahtumien markkinointiin (painettuun ja digitaaliseen). Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän kohdentamiseen, kuten uutiskirjeiden lähettämiseen. Ilmoittamalla matkapuhelinnumeronsa antaa asiakas luvan lähettää suoramarkkinointiviestejä kyseessä olevaan numeroon.

Henkilö liittyy rekisteriin rekisteröitymällä Expomarkin järjestämään tapahtumaan kävijäksi tai tilaamalla tapahtumien uutiskirjeitä sähköpostiinsa tapahtumien verkkosivuilta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön nimi, asema, organisaatio, hankintapäätösrooli, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asiakasnumero, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta sekä tiedot henkilön osallistumisista Expomarkin tapahtumiin. Lisäksi tallennettavia tietoja saattavat olla myös verkkosivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, profiilit sosiaalisen median palveluissa, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä muita asiakkaan antamia profilointitietoja. Tietoja käsitellään niin pitkään kuin rekisteröity on tapahtuman rekisterin jäsen. Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittely loppuu.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tapahtumien kävijärekisteröinneistä, tilaisuuksiin ilmoittautumisesta, markkinointiviestinnän käyttödatasta, verkkosivuilta, lomakkeilta ja uutiskirjeistä, asioinnista asiakaspalvelun kanssa, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla kilpailuilla ja markkinointikampanjoilla.

Asiakasdataa voidaan saada myös tahoilta, jotka sitä luovuttavat rekisterinpitäjän käyttöön osana sopimusta, kuten tapahtuman toimeksiantajalta. Luovuttava taho vastaa tällöin, että luovutettu rekisteri on oikeellinen, ajantasainen ja GDPR-asetuksen vaateet täyttävä.

Suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneitamme ovat esimerkiksi näyttelyn toimeksiantaja, yhteistyökumppanit, niin sanotut liidien keräysjärjestelmät eli yhteystietojen lukulaitteet sekä tapahtumassa toimiva sähköinen tapaamis- ja verkostoitumispalvelu. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa markkinointikumppaneille, kuten uutiskirjetyökalua toimittavalle kumppanille tai mediatoimistolle, tietojärjestelmätoimittajille tai muille Expomarkin kumppaneille.

Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen, tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.

Tietoja saatetaan luovuttaa myös näytteilleasettajille, mikäli kävijä on tähän antanut suostumuksensa. Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme ja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.

Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai kumppanien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

8.1. Manuaalinen aineisto syntyy erikoistilanteessa (rekisteröintijärjestelmän ollessa pois käytöstä) käsin täytetyiltä rekisteröintilomakkeista. Tällaisia tietoja säilytetään lukitussa tilassa levikintarkastuksen edellyttämän määräajan loppumiseen asti (noin 3 kk tapahtuman päättymisestä), jonka jälkeen ne tuhotaan.

8.2. Tapahtuman kävijärekisteröinnistä syntyvä kävijärekisteri säilytetään niin kauan kuin Expomark tarvitsee tietoja liiketoiminnassaan tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistoa. Vain tapahtuman vastuullisilla henkilöillä ja jäjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin. Tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

9. Sinun oikeutesi rekisteröitynä henkilönä

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö osoitetaan kirjallisena (sähköposti tai kirje) rekisterin pitäjälle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen asiakaspalvelu@expomark.fi

Edellä mainittujen oikeuksien ja muiden oikeuksiesi lisäksi sinulla on myös lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.